Організація діловодства в думі та управі міста Києва (1870–1917 роки)

Свердлик, Зоряна Михайлівна (2016) Організація діловодства в думі та управі міста Києва (1870–1917 роки) PhD thesis, Національна бібліотека України ім. В.І. Вернадського.

[img]
Preview
Text
Z_Sverdlyk_IZ.pdf

Download (280kB) | Preview

Abstract

З’ясовано, що відповідно до міської реформи 1870 р., розпорядчим органом міського самоврядування Києва стала міська дума, а постійно діючим виконавчим органом – міська управа, на яку покладалася організація діловодства думи. Вплив міської реформи на діяльність органів міського самоврядування Києва в кінці ХІХ – на початку ХХ ст. є значним, адже завдяки наданню міській думі й управі певної самостійності, у їх діяльності створювалися різні класи та види документів, що надають можливість дослідити порядок проведення та документальний супровід засідань думи, внутрішній розпорядок її роботи, вирішення проблем міста, звітування, роботу зі зверненнями громадян тощо. Основний акцент у дослідженні зроблено на вимогах до організації діловодства, зафіксованих у «Міських положеннях» 1870 р. та 1892 р. Детальний аналіз вказаних законодавчих актів дозволив виокремити та вивчити питання, що стосувалися безпосередньо діловодства: організація роботи канцелярії; внутрішньоорганізаційна документація та робота з документами; видання власної розпорядчої документації органами міського самоврядування Києва для жителів міста; документація, що стосувалася облаштування й благоустрою міста; робота зі зверненнями громадян; звітна документація. Внутрішні нормативні документи з діловодства, що створювалися органами міського самоврядування м. Києва після міської реформи, у дослідженні поділено на кілька класів, а саме ті, що стосувалися організації діловодства, роботи з документами, розподілу обов’язків серед службовців думи й управи. Варто зазначити, що головним організаційно-розпорядчим документом з організації діловодства виступала «Інструкція Київської міської управи про порядок діловодства», положення якої регламентували порядок створення документів, структуру управи та канцелярії, визначали посадові обов’язки працівників канцелярії, відділів і «столів» управи тощо. Встановлено, що відповідальність за діловодство думи й управи покладалася на спільну канцелярію, якою завідував міський секретар. Секретар здійснював контроль за організацією роботи службовців канцелярії та «столів», наглядав за здійсненням діловодних процесів в управі. Такі посадові особи, як столоначальники й діловоди відповідали за документаційний супровід окремих напрямів діяльності органів міського самоврядування, у залежності від їхньої компетенції. Реєстратор був відповідальним за прийом і реєстрацію документів, що надходили до «столів» або ж відправлялися за певною адресою. Відповідальність за роботу з фінансовою документацією, а також здійснення бухгалтерського обліку покладалася на бухгалтера. За трудову дисципліну в канцелярії управи відповідав екзекутор. Для допомоги міському голові у вирішенні поточних справ запроваджувалися посади товариша міського голови та секретаря міського голови. Детальний аналіз оформлення та видового складу документації, що створювалася в діяльності думи та управи м. Києва, дав змогу встановити, що характерним для більшості службових документів було їх оформлення на спеціальних бланках. Розгляд у дисертації основних класів та видів документів, що організовували діяльність думи, управи та їхніх службовців, здійснено на прикладі найтиповіших для цих установ документів. До таких документів належали: організаційно-розпорядчі, звітні, довідково-інформаційні. Окремий клас спеціальної документації становили документи адресного «столу» та ті, що підтверджували здійснення фінансових операцій («виправдальні» документи). У дисертаційній роботі охарактеризовано умови та процеси прийняття на роботу до органів міського управління Києва, переведення, надання відпусток, організацію виплат заробітної плати, звільнення. Більшою мірою вказані процеси регламентувалися «Положенням про службу в органах київського міського громадського управління», відповідно до якого працівники могли бути прийняті у думу чи управу до числа штатних співробітників або для виконання тимчасових робіт. Кадрову документацію думи й управи м. Києва умовно поділено на документи особового, організаційного та облікового характеру, а також комплекси цих документів, поєднані терміном «особова справа». На підставі дослідження та аналізу особових справ службовців міського управління зроблено висновок, що принципи формування таких справ були не чіткими, адже виявлено справи, які стосувалися, наприклад, тільки зарахування на посаду чи переведення, звільнення, присвоєння чину (підвищення у чині), призначення певних допомог, пільг, пенсії. Виявлено окремі справи, що містять лише формулярний список одного чиновника або загальні справи, до яких вміщено формулярні списки певної кількості службовців. Доведено, що організація роботи з документами у спільній канцелярії думи й управи м. Києва здійснювалася на підставі інструкції з діловодства, якою було передбачено порядок створення чи отримання документів, їх виконання, відправлення тощо. Встановлено, що документи, які надходили до канцелярії органів міського самоврядування Києва, поділялися на такі, що підлягали одноосібному виконанню, а також ті, для виконання яких необхідним було прийняття колегіального рішення, що ухвалювалося на засіданні «присутствія» управи. Для відповіді на вхідний документ створювалася відповідна вихідна документація, яка також проходила етапи засвідчення, реєстрування та відправлення. З метою упорядкування виконаних документів, вони підлягали оформленню належним чином у справи і передавалися в архів управи на зберігання. Усі надходження та вибуття справ архіваріус фіксував у спеціальному журналі. Цей етап організації діловодства в Київській міській думі й управі не вдалося дослідити ретельно, оскільки не виявлено нормативного документа, який би регулював порядок передавання документів до архіву та їх зберігання. Про загальний стан організації архівного зберігання документів у думі й управі м. Києва свідчать лише окремі звіти підрозділів управи, архіву, а також обліково-реєстраційні (настільні реєстри справ, алфавітні реєстри справ) та описові форми (описи справ).

Item Type: Thesis (PhD)
Uncontrolled Keywords: Київська міська дума; Київська міська управа; діловодство; архівне зберігання документів; документування
Subjects: Abstracts > Спецради у інших ВНЗ
Divisions: Institutes > Інститут журналістики > Кафедра бібліотекознавства та інформології
Depositing User: Свердлик Зоряна Михайлівна
Date Deposited: 20 Dec 2017 11:24
Last Modified: 20 Dec 2017 11:24
URI: http://elibrary.kubg.edu.ua/id/eprint/22262

Actions (login required)

View Item View Item